Google Apps for Education

Für viele Schulen stellt sich das Problem, wie man mit wenig Verwaltungsaufwand für die Schülerinnen und Schüler E-Mail Adressen einrichten und administrieren kann. Ein gute Möglichkeit dazu ist die kostenlose Google Apps for Education Aktion. Damit ist es nicht nur möglich personalisierte E-Mail Adressen für alle einzurichten (IMAP Accounts mit je 25 GB) sondern jeder erhält auch einen Cloud Speicherplatz (Google Drive mit je 5 GB) und Zugriff zum Cloud Office Paket (Google Docs).

Voraussetzung

Voraussetzung für die Einrichtung ist, dass die Schule entweder über eine eigene Domain mit einem Mailserver verfügt oder im Zuge der Einrichtung um ca. 12$ pro Jahr eine Domain (zB. musterschule.org) erwirbt.

Sollten sie eine eigene Domain besitzen, dann überprüfen sie bitte, ob diese Domain auch unter http://musterschule.org erreichbar ist (d.h. ohne das “www.” am Beginn). Wenn die Webseite nur unter http://www.musterschule.org erreichbar ist, gibt es später bei der Bestätigung der Domain-Inhaberschaft Probleme. Ihr Provider kann dieses Bedingung durch Setzen eines entsprechenden DNS Eintrages (A-Datensatz) herstellen.

Vorgangsweise

  1. Mit dem Button “Google Apps jetzt starten” beginnt die Einrichtung. Zuerst müssen der Name eines Administrators, die derzeitige E-Mail Adresse des Administrators und der Name der Schule, die Art der Bildungseinrichtung und eine Telefonnummer eingegeben werden.
  2. Im zweiten Schritt muss gewählt werden ob eine eigene Domain bereits besteht oder ob im Zuge der Einrichtung eine neue Domain angelegt werden soll. Diese zweite Variante kostet ca. 12 $ pro Jahr und hat den Vorteil, dass die Einrichtung der E-Mail Adresse automatisch erfolgt. Da wir bereits eine Domain besaßen konnte ich diese zweite Möglichkeit jedoch nicht testen. Wenn man eine Domain besitzt muss man den Namen dieser jetzt angeben. Achtung, Google versteht unter Domain nur den Teil, der bei einer E-Mail Adresse nach dem @-Zeichen kommt – d.h. ohne das “www.” am Beginn. (Siehe auch mein Hinweis bei den Voraussetzungen)
  3. Nun wird das Administrator Konto mit Benutzernamen, E-Mail Adresse und Kennwort eingerichtet. Man kann hier ohne weiteres die übliche Adresse admin@musterschule.org verwenden, da man nach Abschluss der Freischaltung jederzeit einen persönlicheren Namen als Alias-Adresse hinzufügen kann.

Freischaltung

Die Schritte 1 und 2 sind eher etwas für erfahrene Computerbenutzer. Man erspart sie sich, wenn man bei der Anmeldung eine neue Domain erwirbt. In diesem Fall übernimmt die Einstellungen Google!

  1. Wenn man eine bereits bestehende Domain benutzt hat, muss man nun die Domain-Inhaberschaft bestätigen. Dazu muss man eine von Google generierte HTML Datei herunterladen und auf den eigenen Server ins Stammverzeichnis hochladen. Dafür muss man einen FTP Zugang zur eigenen Domain besitzen. Sobald Google diese Datei an der eigenen Domain-Adresse findet, ist die Inhaberschaft bestätigt.
  2. Danach muss man durch Setzen sogenannter MX-Datensätze die E-Mails der bestehenden Domain an Google weiterleiten. Diese Einträge werden von Google vorgegeben und müssen entweder selber gesetzt werden oder an den Provider weitergeleitet werden, damit dieser sie setzt. Um sie selbst zu setzen, benötigt man Zugriff zu den DNS Einträgen der eigenen Domain. Achtung, wenn man hier einen falschen Eintrag setzt, kann es sein, dass die Homepage und der E-Mail Server nicht mehr erreichbar sind.
  3. Die nun vorliegende Google Apps Version erlaubt vorerst nur das Anlegen von maximal 10 E-Mail Adressen. Für die volle, kostenlose Nutzung muss man zuerst als Bildungsinstitution von Google anerkannt werden. Dazu füllt man eine Maske aus mit Daten wie der eigenen Homepage, der Homepage der übergeordneten Behörde, usw. In unserem Fall hat diese Freischaltung ca. 10 Tage gedauert – die Nachricht darüber erhält man an die neu eingerichtete E-Mail Adresse des Administrators.

Personalisierung der Seite

Auf Wunsch kann nun die Seite noch personalisiert werden mit einem eigenen Logo der Schule – vor allem aber kann der Administrator auswählen auf welche Apps der User zugreifen kann. Die bekanntesten Apps (Gmail, Google Drive und Google Docs, Google Sites, Google Talk und Kontakte) sind vorausgewählt, zahlreiche weitere (zB Google Maps, Google Reader, Google+, …) können hinzugefügt werden. Darüber hinaus ist es möglich die Webmail Seite und die Google Drive Seite mit Subdomains der Art “mail.musterschule.org” und “docs.musterschule.org” zu versehen. Dazu benötigt man jedoch wieder Zugriff zu den DNS Einträgen der eigenen Domain oder die Hilfe des Domain Providers.

Einrichten von E-Mail Adressen
E-Mail Adressen können entweder einzeln oder als Massenupload (csv Datei) eingerichtet werden. Ich empfehle die Adressen klassenweise hoch zuladen – man erhält dann

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jeweils pro Klasse eine E-Mail über den erfolgreichen Upload. Diese sollte man für den nächsten Schritt (Gruppen erzeugen) aufheben. Bei uns hat es sich bewährt als Benutzername den Vornamen plus die ersten beiden Stellen des Nachnamens zu verwenden. Als Kennwörter für die Erstanmeldung verwenden wir die ersten 4 Buchstaben des Anmeldenamens plus die Sozialversicherungsnummer. Die Schülerinnen und Schüler können dieses Kennwort ändern – wir empfehlen ihnen dasselbe Kennwort auch für die Moodleseite zu verwenden. Sollte ein Kennwort vergessen werden, kann der Administrator das Kennwort zurücksetzen.

Gruppen erzeugen

Bildschirmfoto 2013-01-13 um 10.33.07Darüber hinaus können Adressen zu Gruppen zusammengefasst werden, die dann eine übergeordnete E-Mail Adresse besitzen. So ist es zB möglich eine Gruppe “lehrer” einzurichten, sodass eine E-Mail an die Adresse “lehrer@musterschule.org” alle Lehrerinnen und lehrer erreicht. Oder aber man richtet zB eine Gruppe 1a, mit der E-Mail Adresse “1a@musterschule.org“ ein, über die dann alle Schülerinnen und Schüler der 1a erreicht werden können. Dazu nimmt man am besten die Namen, wie sie in der E-Mail über den erfolgreichen Upload aufgeführt werden, und kopiert sie in das Feld “Neue Mitglieder hinzufügen”.

Hilfe

Google bietet eine eigene, deutschsprachige Hilfeseite. In dieser sind vor allem die komplizierteren Schritte erklärt, die notwendig sind, wenn man bereits eine eigene Domain besitzt und diese verwenden möchte.

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